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A opinião dos funcionários ajuda a guiar a direção da TI na Sun
 Olá novamente, leitores do Sun Inner Circle, aqui é o Bob Worrall, com a minha contribuição para a leitura da temporada de verão. O tópico, contudo, é apropriado para todas as estações: atingindo metas de TI mais rápida e eficientemente. Um aspecto chave da abordagem da Sun é uma saída a partir do gerenciamento tradicional de TI. No meu departamento, as equipes de funcionários ajudam a definir a estratégia num programa que chamamos de Iniciativa de Transformação da TI.
Além de assegurar que a TI continue rodando mais rápido e melhor, o programa tem contribuído amplamente para elevar uma medida interna chamada de Índice de Recomendação da Sun (RSI — recommend Sun index), que avalia a moral. Ele também mede o quão provavelmente os funcionários da Sun estão dispostos a recomendar os produtos, os serviços ou as possibilidades de carreira da Sun. Como escrevi, o RSI dentro do meu departamento cresceu, nos últimos três anos, de 70 por cento para 87 por cento.
Ambos os valores, para mim, são altos. Quando o RSI pairou em 70 por cento, três anos atrás, o departamento de TI estava no meio de um grande processo de reestruturação, no qual o quadro de funcionários foi reduzido de 2000 para 600 funcionários. Enquanto muitas pessoas não gostaram do processo de reestruturação, uma combinação do conselho proativo de carreira e comunicando a lógica de negócios por trás das mudanças, mantiveram o RSI num nível respeitável.
A franqueza e a comunicação também asseguraram uma transição tranqüila para um novo modelo organizacional e, os funcionários deram sugestões inestimáveis sobre o processo de mudança e o papel dos vendedores externos. O processo de transformação funcionou tão bem que fez sentido manter o programa para lidar com novas estratégias de TI. Hoje, as equipes de transformação são extensões vitais da minha assessoria, além de orientar a maneira de mapear as funções de trabalho para novas iniciativas.
Para lhe dar uma imagem mais completa da Iniciativa de Transformação da TI, falei com Linda Martino, a patrocinadora executiva do programa durante os últimos dois anos. A Linda se apresenta a min como vice-presidente de Tecnologia de Informação da Sun e é uma padroeira diligente para obter resultados através de mais autonomia dos funcionários. Nos extratos da conversa, que você encontrará abaixo, nós falamos a respeito de resultados tangíveis do programa e das coisas que as outras empresas poderão considerar, quando envolve funcionários nas decisões estratégicas.
A iniciativa da transformação inteira é baseada na idéia de que muitos problemas organizacionais podem ser resolvidos por funcionários entusiasmados, que desejam ser parte da solução.
Worrall: O que as pessoas de fora da Sun acham de mais surpreendente a respeito da Iniciativa de Transformação da TI?
Martino: Que uma abordagem popular à solução de problemas obtém resultados de linha final. A iniciativa da transformação inteira é baseada na idéia de que muitos problemas organizacionais podem ser resolvidos por funcionários entusiasmados, que desejam ser parte da solução.
Desde o lançamento do programa em 2005, a TI da Sun tem sido capaz de assegurar uma transição extraordinariamente tranqüila para serviços terceirizados — e agora se orgulha de ser uma das empresas de moral mais alta e de taxas de rotatividade mais baixas. De fato, as nossas taxas de rotatividade estão entre as menores na indústria, o que é realmente essencial para as nossas operações. Os seus leitores, Bob, provavelmente não precisam ser relembrados de que os profissionais excepcionais de TI são sempre difíceis de serem encontrados.
Worrall: Isso é bem verdade, até as pessoas de fora da Sun freqüentemente parecem surpresas com que a opinião do funcionário possa ser parte da solução. Mas, permanece o fato de que as pessoas, em todos os níveis na TI da Sun, constantemente aparecem com maneiras de tornar a empresa mais eficiente.
Martino: Isso me faz pensar como o conceito de ritmo é fundamental para a organização de TI da Sun. Para entender o que realmente significa ritmo para a organização, a equipe de transformação executou diversas sessões de brainstorming e veio com definições muito agressivas de como acelerar o trabalho através da organização.
Worrall: Isso leva a uma questão que freqüentemente ouço: Como a iniciativa assegura que os funcionários tratem de problemas que importam a todo o departamento de TI?
Martino: Parte do sucesso do projeto de transformação é devido à organização — e o resto vem para o compromisso dos funcionários. Todas as pessoas voluntárias envolvidas em ser parte da Iniciativa de Transformação da TI.
O projeto de transformação atualmente é constituído de 40 funcionários. O grupo principal consiste de oito pessoas e depois tem quatro subgrupos que ataca assuntos específicos, definidos pelo pessoal executivo do departamento de TI.
Apenas para dar aos seus leitores uma idéia do que essas equipes fazem, deixe-me assinalar as suas responsabilidades. O grupo transformacional principal de oito membros trabalha com a equipe executiva para definir os desafios e depois sugere qual desses assuntos deve ser tratado pela iniciativa.
Depois temos a equipe de alinhamento organizacional, que está resumindo as suas atividades, definindo as funções na organização de TI reestruturada. A equipe de cultura e ambiente trata as questões importantes de moral e do local de trabalho, enquanto a equipe de desenvolvimento de talento ajuda os funcionários de TI com as rotinas da carreira. E, depois, temos o subgrupo de integração e avaliação, que se certifica de que as outras equipes estão no caminho certo e dentro do prazo.
Worrall: Nos seus dois anos de patrocínio executivo, quanto tempo você gastou mantendo esses grupos focados?
Martino: Como patrocinador executivo do projeto transformacional, posso lhe dizer que essas equipes são quase autônomas — Eu sei porque participo cerca de 85 por cento dessas reuniões, mas muito raramente tenho de intrometer-me para dirigir a conversação. Ter um diretor de TI como o líder da equipe principal também ajuda. Isso proporciona orientação adicional e afasta as pessoas das sugestões que possam criar problemas para os nossos departamentos de RH, jurídico e financeiro.
Além disso, a maioria das pessoas de TI na Sun é bem sênior e os seus anos de experiência ajudam a manter as coisas nos trilhos. As poucas sugestões ingênuas, que tenho ouvido, vieram de pessoas novas ou absolutamente juniores, mas o resto da equipe normalmente se intromete para explicar por que alguma coisa não irá decolar.
Existe, naturalmente, um limite prático para quantos projetos que você pode realmente manipular em um ano — e há também um limite para o número de funcionários de TI que podem participar na iniciativa em um ano. É por isso que fazemos um esforço consciente para passar as pessoas por um ciclo através do programa. A cada ano muda a liderança dos funcionários, junto com os assuntos a serem tratados.
Worrall: Vamos falar sobre as medidas do programa. O que você vê como medidas-chave da Iniciativa de Transformação da TI?
Martino: Os índices de RSI são medidas essenciais do sucesso e provavelmente uma das razões de porque o Computerworld selecionou recentemente a Sun como o melhor lugar para se trabalhar em TI.
Também medimos os resultados com base nas metas do programa, as quais são definidas num plano que o subgrupo de integração e avaliação monta a cada ano. Esse plano identifica as áreas que necessitam de atenção, junto com o horário para as atividades específicas que resolverão essas questões. Depois nós pontuamos a nós mesmos trimestralmente observando se atingimos esses objetivos e fornecemos os itens pontualmente.
Algumas dessas entregas incluem Webinars (seminários via Web), apresentações que tratam de coisas como treinamento de trabalho e munição para o pessoal de TI, com informações sobre as novas instruções em estratégia.
O nosso cartão de pontos também inclui áreas onde a TI não está se comportando como gostaríamos - especialmente em assuntos relacionados ao desenvolvimento e à comunicação de funcionários. Essas pesquisas, a propósito, são tornadas disponíveis no site de TI interno, para qualquer um na organização examinar.
Worrall: Quando falo fora da Sun a respeito da Iniciativa de Transformação da TI, invariavelmente alguém faz a pergunta cínica "o que é que tem nisso para os funcionários?".
Martino: Bem, a participação na Iniciativa de Transformação da TI é uma boa mudança de carreira. Os membros de equipe têm acesso à equipe executiva, o que pode realmente ajudar o reconhecimento do valor pessoal. Isso pode ser uma das razões de porque as pessoas estão começando a se juntar às equipes transformacionais. Os funcionários de TI na Sun podem ver que as sugestões dos membros da equipe são normalmente apoiadas pelo seu escritório, Bob.
Além disso, os membros de equipe podem obter uma vantagem inicial em aumentar os seus índices de escala de desempenho ajudando desenvolver os requisitos de trabalho. Por exemplo, a equipe de desenvolvimento de talento juntou uma arquitetura de trabalho e carreira abrangente que mapeia cada trabalho isolado na organização de TI, assim como as descrições das qualificações necessárias para essas posições. Isso possibilita que as pessoas realmente pensem sobre a melhor maneira de contribuir à organização nos meses e anos adiante.
Comece por levar a sério as pesquisas de satisfação de funcionário. Esses mecanismos de feedback são essenciais para identificar as áreas que um grupo de transformação pode atacar. Certifique-se de que as pessoas saibam que o feedback deles não será julgado ou usado contra eles.
Worrall: Toda essa lapidação de habilidades aumenta a agilidade da organização de TI, você não acha?
Martino: Com certeza. À medida que os funcionários ganham um entendimento melhor das estratégias e metas, eles tendem a mapear as suas carreiras para esses objetivos. Como você sabe, as habilidades que os profissionais de TI precisam na Sun agora, são muito diferentes dos requisitos de trabalho de alguns anos atrás. Hoje em dia, muitos dos nossos funcionários têm se tornado peritos em gerenciamento de vendedores externos de TI — e esse tipo de capacidade continuará em demanda conforme avançamos com um software como um modelo de serviço, onde os serviços de TI são adquiridos de vendedores externos.
Worrall: Que conselho você daria às outras organizações sobre iniciar um programa similar ao de Iniciativa de Transformação da TI?
Martino: Comece por levar a sério as pesquisas de satisfação de funcionário. Esses mecanismos de feedback são essenciais para identificar as áreas que um grupo de transformação pode atacar. E certifique-se de que as pessoas saibam que o feedback deles não será julgado ou usado contra eles. Pergunte aos funcionários o que eles gostariam de ver numa pesquisa em sí? Isso pode identificar as áreas que podem ser transformadas — porque uma equipe executiva normalmente acha difícil entender todas as origens dos problemas de moral e desempenho.
Eu também sugiro que, para uma empresa nova dar este tipo de autonomia ao funcionário, ela deveria atacar apenas um ou dois problemas e, inicialmente, selecionar a dedo os funcionários para focar nisto. Dê a essas pessoas margem suficiente para ação em termos de autoridade, responsabilidade final e verba e, depois, observe os funcionários trabalharem com o programa.
E, de toda maneira, tenha certerza sobre o que pode e o que não pode ser mudado. Se fizer assim, o foco cuidará de si mesmo.
Worrall: Isso é bem verdade. Também é importante dar crédito onde o crédito é devido. Na TI da Sun, o pessoal executivo faz questão de reconhecer as contribuições das equipes de transformação, o que encoraja mais contribuições das pessoas cujo conhecimento se tornou um ingrediente essencial do sucesso.
Bob Worrall
CIO, Sun Microsystems
cio@sun.com
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