Em tempos de economia em crise, essa dita o passo

Caros leitores do Inner Circle,

Acredito que muitos de vocês devem estar observando apreensivos os altos e baixos do mercado, considerando quais seriam os efeitos para a sua organização de TI no próximo ano. Por isso, em minha coluna de fim de ano, gostaria de abordar as ações que nós, profissionais de TI, podemos tomar para ajudar as nossas empresas a prever, se preparar e responder a essas forças econômicas.

Mantenha o foco no longo prazo

É tarefa dos diretores de informação e dos departamentos de informação ficarem sintonizados com as forças do mercado que influenciam a sua empresa e seus clientes. Face à atual instabilidade financeira, hoje é ainda mais importante para a gestão de TI, o diálogo com os líderes de suas empresas para compreender a quais impactos do mercado a empresa pode estar sujeita. Isso permite que a organização de TI fique alinhada e responda imediatamente a essas condições de mudança constante.

Entre meus colegas na indústria eu vejo muitos diretores financeiros e diretores executivos que tomam decisões, possivelmente a curto prazo, cortando investimentos de TI que possam exigir recursos especializados. Se você suspender esses programas em curso e, depois receber autorização para recomeçá-los, você poderá enfrentar dificuldades. Muitos executivos sentem-se mais tranqüilos realizando cortes para ver economias financeiras instantâneas. No entanto, seis meses mais tarde, terão que reiniciar os projetos sem poderem contar com os profissionais e os recursos dos quais abriram mão. A recontratação consome tempo. A decisão implica em conseqüências muito maiores do que um item em uma planilha.

Muitos diretores de tecnologia têm a vantagem de participar regularmente das reuniões de estratégias e de produtos de suas empresas. Estes, via de regra, estão informados sobre as atuais condições de mercado. Portanto, é necessário dialogar com os diretores sênior da empresa para averiguar, se a estratégia deve ser uma redução de custos a curto prazo ou se a manutenção de programas estratégicos apresentam benefícios a longo prazo, face às condições desanimadoras do mercado. É essencial que a TI esteja completamente alinhada com os negócios, quando o mercado passar por estas experiências.

Quando a realização de cortes for inevitável

Então, se tiver que realizar cortes, como escolher? Na Sun, todas as nossas iniciativas de TI estão diretamente vinculadas a uma meta ou estratégia empresarial. Recomendo que as organizações de TI se certifiquem de que os seus programas mais vultosos, que puderem ser um alvo para revisões orçamentárias, sejam bem documentados e especialmente vinculados a uma meta empresarial. Dessa forma, o diretor financeiro/ diretor executivo pode reconhecer as conseqüências do corte destes investimentos. Projetos de TI que não têm impacto direto sobre a receita ou sobre metas podem se tornar, facilmente, alvo em épocas de redução de custos.

Então, o que você pode fazer? Primeiramente, dê uma boa olhada na infra-estrutura de seus computadores. Procure oportunidades de redução de custos em áreas (possivelmente) não tradicionais. Verifique se o Software como um Serviço (SaaS) poderia ser uma forma de tornar os custos operacionais mais flexíveis com a habilidade de aumentar ou reduzir serviços e custos, na medida em que as forças do mercado e as necessidades da empresa exigirem. E os sistemas de telefonia? Todas as pessoas têm celulares, portanto, há necessidade de telefone fixo no local de trabalho? Aumente as oportunidades para seus funcionários trabalharem em casa — e reduza assim as despesas de capital, escritórios e infra-estruturas de TI. O wireless voice e voice over IP são outras opções para reduzir ou eliminar a infra-estrutura fixa tradicional.

Em geral podemos dizer, se você estiver fazendo algo só porque sempre fez assim, está na hora de repensar.

Os profissionais de finanças que monitoram as nossas empresas adoram resumir a questão em uma simples análise de retorno de investimentos. No entanto, é difícil avaliar investimentos de TI com simples medidas financeiras. Investimentos de TI às vezes não têm retorno imediato. Por exemplo, você pode eliminar duas ou mais aplicações antigas introduzindo uma nova. Isso pode ser medido e quantificado. Mas, freqüentemente, é impossível quantificar exatamente o efeito produtivo para os colaboradores ou os efeitos de produtividade operacional. Estes são qualitativos. Você precisa estar preparado com argumentos para os dois casos para justificar todo o impacto de seu programa.

Na Sun, se houver uma oportunidade de adiar um projeto de investimentos que não têm impacto para os nossos planos estratégicos ou iniciativas táticas, nós o faremos. No entanto, em muitas empresas encontramos uma situação paradoxal. Ao se cortar funções de apoio — vendas, finanças, RH — ocorre um aumento da necessidade de automação. Ao reduzir o número de funcionários, aumenta a necessidade de mais sistemas. Estes não podem ser comprados se você reduzir o orçamento de TI. Assim, retomamos ao meu argumento inicial de garantir que a TI participe dos diálogos mais amplos dentro do ecossistema.

A vantagem: mais inovações com potencial de redução de custos

Se há algum lado bom em uma crise financeira é que as pessoas procuram oportunidades para melhorar a eficiência de custos. Tecnologias que requerem menores investimentos de capital como a virtualização, código aberto e SaaS oferecem estas oportunidades. A virtualização aumenta as taxas de consolidação para melhorar a produtividade, taxas de uso e desempenho operacional, levando a uma redução de custos. Na Sun virtualizamos muito de nosso stack de aplicação, tendo observado um aumento em tamanho do uso de nossos servidores e outras instalações. Software como um serviço pode ou não reduzir as despesas operacionais. De qualquer forma, oferece um modelo de custos mais flexível, uma vez que você elimina os custos não relevantes do software tradicional. O SaaS permite que você solicite ou suspenda o serviço conforme a sua situação financeira permitir. Uma vez que o provedor de SaaS assuma a pesquisa de tecnologia e as atualizações, você só paga o que consumir e evita ativos ociosos.

Dependendo da sua cultura empresarial, outra vantagem seria mudar para um ambiente de trabalho móvel, o que reduz as despesas com imóveis e custos operacionais da manutenção dos escritórios para os colaboradores. A Sun fechou um campus de 4.000 pessoas, as quais passaram a trabalhar em casa, o que gerou economias de milhões de dólares de despesas operacionais sem reduzir a produtividade. Apenas permitindo que os funcionários trabalhem em casa às sextas-feiras, apagando as luzes e desligando os aparelhos de ar-condicionado, podem ser economizados valores consideráveis. A redução de custos e a política "verde" não são mais mutuamente exclusivos.

O mais importante é lembrar que crises financeiras e situações de mercado sempre funcionam em ciclos. A gerência de TI precisa ter disponibilidade para reagir rapidamente quando houver a aprovação para reiniciar os programas. Todos nós, independente de nossa especialidade, precisamos estudar o mercado e ter a capacidade de prever uma melhora conjuntural iminente para que possamos reprogramar medidas que foram cortadas. Quem acompanhar o movimento cedo em ambas as direções — o crescimento e a desaceleração — sairá ganhando.

Desejo tudo de bom durante as festas e espero continuar as conversas sobre TI no ano que vem.

Bob Worrall
CIO, Sun Microsystems
cio@sun.com